Tratamiento de datos personales

En Deployits tratamos datos personales conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador y su reglamento. Aquí explicamos qué datos tratamos, para qué, con qué base, por cuánto tiempo y cómo puedes ejercer tus derechos.

Responsable del tratamiento

• Razón social: [Razón social de Deployits]
• RUC: [RUC de la empresa]
• Domicilio: [Dirección completa], Quito, Ecuador
• Contacto: [info@deployits.com]
• Delegado de protección de datos: [Nombre y correo, si la empresa está obligada a designarlo o decide hacerlo]

Qué datos tratamos y para qué

Personas	Datos	Finalidad	Base
Quienes nos contactan por el sitio, el chat o WhatsApp	Nombre, empresa, correo, teléfono, mensaje	Responder la consulta y preparar una propuesta	Consentimiento
Clientes y sus representantes	Datos de identificación y contacto, RUC, datos de facturación	Ejecutar el contrato, facturar y dar soporte	Contrato y obligaciones tributarias
Usuarios de nuestros productos	Nombre, correo, perfil, registros de acceso y de auditoría	Dar acceso seguro, registrar quién hizo cada cambio y atender incidentes	Contrato e interés legítimo en la seguridad del servicio

Datos que nuestros clientes cargan en nuestros productos

Cuando una empresa usa el Facturador o Support IA, los datos de sus propios clientes, proveedores y conversaciones los decide y controla esa empresa. En ese caso la empresa es la responsable del tratamiento y Deployits actúa como encargado: tratamos esos datos solo para prestar el servicio, siguiendo sus instrucciones y lo que dice el contrato, y no los usamos para fines propios.

• Facturador. Datos de clientes y proveedores necesarios para emitir comprobantes electrónicos, que se envían al Servicio de Rentas Internas.
• Support IA. Mensajes, notas de voz y números de WhatsApp de los clientes que escriben a la empresa, y los documentos que la empresa carga para que el asistente responda. Los modelos de inteligencia artificial corren en nuestros servidores o en los de la empresa; si la empresa elige un proveedor externo de modelos, el portal lo indica y se detalla en el contrato. [Confirmar.]

Cuánto tiempo los conservamos

• Consultas que no se convierten en contrato: hasta doce meses después de cerrarlas, o de su última actividad si quedan abiertas. Un proceso automático borra los datos personales de la consulta y de los correos enviados sobre ella.
• Datos de clientes: mientras dure el contrato y, después, el tiempo que exijan las normas tributarias y contables. [Confirmar plazos con el contador o abogado.]
• Datos cargados por nuestros clientes en los productos: mientras dure el contrato. Al terminar, se entregan a la empresa y se eliminan de nuestros servidores en [plazo acordado en el contrato].
• Conversaciones de Support IA: el plazo que elige cada empresa, hasta el máximo que permite su plan. Al vencer, se borran automáticamente.

Con quién los compartimos

• Con el Servicio de Rentas Internas, en los comprobantes electrónicos.
• Con los proveedores que necesitamos para operar: [servidor, correo y otros, con su país]. Tratan los datos por nuestra cuenta y con obligaciones de confidencialidad y seguridad.
• Con autoridades, cuando una norma o una orden lo exija.

Transferencias fuera de Ecuador:

• Avisos de la app de Support IA. Los avisos que llegan al teléfono de los agentes pasan por Firebase Cloud Messaging, de Google, con servidores en Estados Unidos. Cada aviso lleva solo el tipo de aviso, el alias de la cuenta y los identificadores internos; nunca el nombre, el número ni los mensajes de los clientes.
• [Indicar cualquier otro proveedor o servidor fuera de Ecuador, por ejemplo el del correo o un proveedor externo de modelos de IA, porque es una transferencia internacional de datos y debe cumplir las condiciones de la ley.]

Cómo los protegemos

• Conexiones cifradas con HTTPS.
• Acceso por usuario y perfil, con segundo factor de autenticación para administradores.
• Contraseñas y claves de servicios guardadas cifradas.
• Datos de cada empresa separados de los de las demás.
• Registro de auditoría de los cambios y respaldos diarios.

Si ocurre una vulneración de seguridad

Si detectamos un incidente que afecte datos personales, lo contenemos, lo investigamos y lo notificamos a la Superintendencia de Protección de Datos Personales y a las personas afectadas en [el plazo y la forma que establece la ley]. Cuando los datos afectados son de los que nuestros clientes cargan en nuestros productos, avisamos a la empresa responsable sin demora, con lo que sepamos del incidente, para que ella pueda cumplir sus propias obligaciones. [Revisar con el abogado el procedimiento y el registro de incidentes.]

Tus derechos

La ley te reconoce, entre otros, estos derechos sobre tus datos:

• Información y acceso: saber si tratamos tus datos, cuáles y para qué.
• Rectificación y actualización: corregir datos inexactos o incompletos.
• Eliminación: pedir que borremos tus datos cuando ya no sean necesarios o retires tu consentimiento.
• Oposición: pedir que dejemos de usarlos para un fin determinado.
• Portabilidad: recibir tus datos en un formato común para llevarlos a otro proveedor.
• Suspensión del tratamiento: pedir que dejemos de usarlos mientras se resuelve una solicitud tuya.
• No ser objeto de decisiones basadas solo en tratamientos automatizados: pedir que una persona revise una decisión tomada solo por un sistema. En Support IA, cualquier cliente puede pedir hablar con una persona en cualquier momento.

Cómo ejercer tus derechos

1. Envía tu pedido desde la página Dar de baja o ejercer tus derechos, eligiendo el derecho que quieres ejercer. También puedes escribirnos a [correo para solicitudes de datos personales]. El pedido queda registrado con su fecha.
2. Comprobamos que eres tú. Respondemos solo al correo desde el que hiciste el pedido. Si hace falta confirmar tu identidad, te pedimos una copia de tu documento, o la de tu representante con su autorización. No la pidas adjunta en el formulario: solo la solicitamos cuando es necesaria.
3. Te respondemos en un plazo máximo de [15] días desde que recibimos el pedido. [Confirmar con el abogado el plazo que establece la ley.]
4. Si pides eliminar tus datos, los borramos de nuestras consultas y de los correos que te enviamos. Guardamos solo el registro de que atendimos tu pedido, sin tus datos de contacto. Los datos que una norma nos obliga a conservar, como los de facturación, se guardan hasta que venza ese plazo y no se usan para nada más.

Si tus datos están en el sistema de una empresa que es cliente nuestra, por ejemplo en su Facturador o en su Support IA, esa empresa es la responsable. Te ayudamos a hacer llegar tu pedido a esa empresa y la apoyamos para responderlo.

Si no estás conforme con nuestra respuesta, puedes presentar un reclamo ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales.

Cambios

Si cambiamos esta política, publicaremos la versión nueva en esta página con su fecha de vigencia y, si los cambios afectan a nuestros clientes, se lo comunicaremos por correo.